Seit dem 18. April 2024 sind alle Leis­tungserbringer für öffentliche Auftraggeber in Hessen dazu verpflichtet, ihre Rechnungen an diese Auftraggeber in Form einer E-Rechnung zu stellen. Auf der Ebene der Bundesverwaltung besteht eine entsprechende Pflicht bereits seit dem 27. November 2020.

Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung folgt aus der Richt­linie 2014/55/EU des europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014, die die Vereinheitlichung der elektronischen Rechnung in den Mitgliedsstaaten vorantreiben soll, um so Handelshemmnisse abzubauen.

Das Land Hessen hat diese Richt­linie insbesondere in § 5 des Hessischen Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung (HEGovG) und die darauf erlassene Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Landes Hessen (E-Rech-V) umgesetzt. Der hessische Gesetzgeber hat sich dabei für eine überschießende Umsetzung entschieden, indem er nicht nur eine Verpflichtung der öffentlichen Auftraggeber zur Annahme und Bearbeitung von elektronischen Rechnungen, sondern auch eine Verpflichtung zur Stellung von elektronischen Rechnungen durch Leis­tungserbringer normiert hat.

Ausnahmen von der Pflicht bestehen für Rechnungen, die aus einem Direktauftrag ohne Ver­gabeverfahren bis zu einem Betrag in Höhe von 1.000 EUR ohne Umsatz­steuer resultieren, bei geheimhaltungsbedürftigen Rechnungsdaten, in Härtefällen und bei vertraglichen Vereinbarungen, die bereits am 18. April 2020 bestanden und mit einer begrenzten Laufzeit befristet sind.

Die inhaltlichen Anforderungen an eine elektronische Rechnung ergeben sich aus der EU-Richt­linie EN-16931 und der E-Rech-V, sie sind auf der Seite Elektronische Rechnungen im Land Hessen des Hessischen Ministeriums für Digitalisierung und In­no­vation abzurufen. Das Format der E-Rechnung muss eine automatische und elektronische Verarbeitung durch verschiedene Systeme er­mög­lichen (Verarbeitung ohne Medienbrüche), das heißt, es muss sich um einen elektronischen, strukturierten Datensatz (XML) handeln. Hierfür nutzbar sind in der Kommunikation mit den hes­si­schen Auftraggebern die Formate XRechnung und ZUGFeRD. Ein einfaches PDF-Dokument stellt dagegen kein strukturiertes Format dar.

Einige Rechnungsprogramme erfüllen die Anforderungen bereits und können Rechnungen in diesen Formaten ausgeben. Es ist aber auch möglich, sogenannte Rechnungssender einzusetzen, die die Erstellung und den Versand der E-Rechnungen übernehmen.

Übermittelt werden die elektronischen Rechnungen per Mail oder über den Upload in ein Verwaltungsportal. Wichtig für die Übermittlung ist die Leitweg ID des jeweiligen öffentlichen Auftraggebers, die bei diesem in Erfahrung gebracht werden kann.

Weitere In­for­ma­tio­nen und FAQ zur E-Rechnung sind der Website Elektronische Rechnungen im Land Hessen des Hessischen Ministeriums für Digitalisierung und In­no­vation oder entsprechenden Informationsschreiben/Webseiten der einzelnen öffentlichen Auftraggeber zu entnehmen.

Ein weiterer Schritt im Bereich der Digitalisierung wird dann zum 01. Januar 2025 erfolgen. Ab diesem Zeitpunkt sind alle im Inland ansässigen Unternehmen i. S. d. Umsatz­steuergesetzes in der Zusammen­arbeit mit anderen Unternehmen dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen nach den Vorgaben der EU-Richt­linie zu empfangen und zu verarbeiten. Es bestehen diverse Übergangsregeln, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen.